Navigationsformularer har eksisteret i et stykke tid, og mange databaser, herunder Microsoft Access 2013, bruger dem til at gøre det nemmere for brugere - især nye brugere - at komme rundt i softwaren. De er beregnet til at forenkle at finde de mest almindeligt anvendte former, rapporter, tabeller og forespørgsler. Navigationsformularer opstilles som standardplaceringen, når en bruger åbner en database. Brugere præsenteres med databasekomponenter, som de sandsynligvis vil have brug for, såsom en ordreformular, kundedata eller månedlig rapport.
Navigationsformularer er ikke en catch-all-placering for hver komponent i en database. Generelt omfatter de ikke ting som ledelsesrapporter eller finansielle prognoser, medmindre det er formålet med databasen, fordi disse oplysninger normalt er begrænset. Du vil have medarbejdere og hold til at få adgang til data hurtigt uden at udsætte dem for unikt, begrænset eller beta-testmateriale.
Det bedste ved navigationsformularer er, at du er i fuld kontrol over, hvad brugere finder på dem. Du kan designe forskellige navigeringsformer til forskellige brugere, hvilket forenkler træningen af nye medarbejdere. Ved at give brugerne alt, hvad de har brug for på åbningssiden, reducerer du den tid det tager for brugerne at blive fortrolig med, hvad de har brug for. Når de har fundamentet for navigation, kan de begynde at lære om de andre områder, hvor de lejlighedsvis skal gå for at fuldføre deres opgaver.
Hvad skal du tilføje til en navigeringsformular i Access 2013
Hver virksomhed, afdeling og organisation er anderledes, så i sidste ende er det op til dig, hvad du tilføjer til navigationsformularen. Du bør sætte tid og tankegang i at bestemme, hvad der ikke og hører ikke på formularen. Du vil gøre det nemt at finde og bruge alle de ting, som nogen i dataindtastning eller rapporterer generationsbehov - især former og forespørgsler. Men du vil ikke have, at navigationsformularen er så overfyldt, at brugerne ikke kan finde det, de har brug for.
Et af de bedste steder at starte er ved at få feedback fra de eksisterende brugere. Formularen skal opdateres med jævne mellemrum, nye formularer vil blive tilføjet til processen, nogle tabeller vil blive udskrevet, eller forespørgsler vil blive omdøbt for at gøre det klart, hvordan de skal bruges, men den første version af formularen skal være så tæt på perfekt som muligt. At få den indledende indgang fra de nuværende brugere giver dig i det mindste kendskab til de slags ting, der skal være på den oprindelige version. Over tid kan du undersøge brugerne for at se, hvad der er ændret eller skal opdateres på navigationsformularen.
Den samme fremgangsmåde gælder for eksisterende navigeringsformer. Medmindre du arbejder med alle databaserne hver uge, er du nok ikke så bekendt med, hvad forskellige grupper og divisioner har brug for. Ved at få deres tilbagemelding holder du navigeringsformularer fra at afslutte en arv objekt, som ingen bruger.
Hvornår skal du tilføje en navigeringsformular
I de fleste tilfælde skal navigeringsformularer tilføjes inden lanceringen af en database. Dette giver brugerne mulighed for at bruge formularen i stedet for at flyde gennem områder og muligvis arbejde på steder i databasen, hvor de ikke skal arbejde.
Hvis du er et lille firma eller en organisation, har du muligvis ikke brug for en navigationsformular endnu. Hvis du f.eks. Har mindre end 10 objekter-formularer, rapporter, tabeller og forespørgsler, er du ikke på et stadium, hvor du skal tilføje en navigationsformular. Af og til skal du oprette en periodisk gennemgang af din database for at afgøre, om antallet af komponenter er vokset nok til at bruge navigeringsformularer.
Sådan opretter du et navigeringsskema i Access 2013
Den oprindelige oprettelse af en Microsoft Access 2013 navigationsformular er relativt ligetil. Problemerne starter, når det er tid til at begynde at tilføje og opdatere dem. Sørg for at have en plan før du kommer i gang, så du kan få en komplet første version.
- Gå til den database, hvor du vil tilføje en formular.
- Klikskab > Forms og klik på rullemenuen ud for Navigation at vælge layoutet af den formular, du vil tilføje. Navigationsruden vises. Hvis det ikke gør det, skal du trykke på F11.
- Bekræft formularen er i Layout Se ved at kigge efter et område kaldet Form Layout Tools øverst på båndet. Hvis du ikke ser det, skal du højreklikke på Navigationsformular fanebladet og vælg Layoutvisning fra indstillingen Layout.
- Vælg og træk den komponent, du vil tilføje til navigationsformularen, fra tabellerne, rapporterne, listerne, forespørgsler og andre elementer i panelet til venstre på skærmen.
Når du har formularen organiseret som du vil have det, kan du gå ind og redigere navnene på forskellige dele af formularen, herunder billedtekster.
Når du føler, at formularen er klar, send den rundt for en endelig kontrol af dem, der vil bruge den til at få deres feedback.
Indstilling af navigationsformularen som standardside
Når du har brugt tidsplanlægningen og oprettet formularen, vil du have dine brugere at vide, at den er tilgængelig. Hvis dette er den første lancering af databasen, skal navigationsformularen være det første, brugerne oplever, når de åbner databasen.
- Gå til Fil > Muligheder.
- Vælg Nuværende database på venstre side af vinduet, der vises.
- Klik på rullemenuen ud for Skærmformular under Applikationsindstillinger og vælg din navigationsformular fra mulighederne.
Best Practices for Navigation Forms
- Databaser udvikler sig over tid, og navigationsformularen skal afspejle disse ændringer. Opret en tidsplan for regelmæssigt at gennemse formularen.
- Overfyld ikke din navigationsformular.Jo flere ting du tilføjer til det, desto mindre effektivt bliver det.
- Etiketformelementer med navne, der gør det nemmere for brugerne at finde ud af, hvordan de skal bruge hvert element. Hvis brugerne skal få adgang til formularer og rapporter i en bestemt rækkefølge, skal formularen afspejle det.
- Farvekodning af forskellige navigeringsformer kan spare dig for mange problemer senere. Indstilling af en afdeling til grøn og en anden til lilla gør det nemmere for dig at holde øje med, hvad du har og ikke har gjort, og undgå forvirring, når du opdaterer flere formularer på samme tid.
