Vidste du, at du kan tilføje et beskyttelseslag til vigtige Microsoft Office-dokumenter eller -filer? Det kan være en vigtig beskyttelse, især da du deler den fil med specifikke læsere eller redaktører, som du samarbejder med.
Når du krypterer digitalt indhold, ændrer du sit sprog til gobbledygook, der skal afkodes for at kunne læses.
Du kan gøre dette til Microsoft Office-dokumenter ved at angive et kodeord. Det betyder, at kun de modtagere, der ved, at adgangskoden skal kunne læse dit dokument. Du kan også tilpasse adgangskodeindstillinger, så nogle brugere kan redigere dokumentet.
Sådan indstilles et dokumentadgangskode
-
For ældre versioner af Office-programmer skal du vælge Office-knap Ikon> Forberede > Krypter dokument. For nyere versioner skal du vælge Fil > Info > Beskyt dokument > Krypter med Adgangskode.
-
Indtast det kodeord, du vil tildele, og klik Okay.
-
Indtast adgangskoden til bekræftelse, og klik på Okay.
-
Dit dokument skal nu beskyttes, men det er altid, men det er altid en god idé at dobbeltsjekke. Luk dokumentet og genåb det igen. Du skal blive bedt om at indtaste en adgangskode, før du arbejder med dette dokument. Hvis du ikke ser dette, skal du måske prøve disse trin igen.
Yderligere tips og overvejelser
- Bemærk, at nogle Microsoft Office-programmer kan følge en lidt anden tilgang. For eksempel i nogle versioner af Microsoft PowerPoint skal du klikke påMicrosoft Office knap>Gem som > Værktøj (find dette nær bunden af Gem som dialogboksen)> Generelle indstillinger > Fildeling > Ændre adgangskode. Derfra kan du indtaste dit foretrukne kodeord. Da denne tilgang er meget mindre ligetil, foreslår jeg altid at prøve fremgangsmåden ovenfor først for et givet Microsoft Office-program, men hvis du ikke finder de adgangskodeværktøjer, du har brug for i det pågældende program, kan denne fremgangsmåde hjælpe.
- For at fjerne adgangskodekryptering skal du følge den samme rækkefølge, du gjorde for at indstille dit kodeord, medmindre du vil slette adgangskoden ved at klikke i den boks og backspacing.
- For at angive et kodeord for dem, der kan redigere et dokument (hvilket betyder for alle andre, vil det være skrivebeskyttet), skal du vælge Kontor knappen eller Fil > Gem som > Værktøj > Generelle indstillinger > Adgangskode til ændring: skriv en ny adgangskode > skriv password igen > Okay > Gemme.
- Vær altid forsigtig, når du angiver et dokumentadgangskode. Microsoft kan ikke hente eller låse op for adgangskoden, hvis du glemmer hvad det er. Så hvis du er en person, der glemmer dine online adgangskoder, bør du nok begrænse, hvor ofte du bruger denne funktion. Overvej at skrive dokumentadgangskoder ned på et sikkert sted.
- Hvis du er mere interesseret i Microsofts krypteringsniveauer, kan du finde denne erklæring nyttig, som findes på Microsofts hjælpeside for emnet: "Du kan skrive op til 255 tegn. Som standard bruger denne funktion AES 128-bit avanceret kryptering. Kryptering er en standard metode, der bruges til at gøre din fil mere sikker."
Når det er sagt, ved du, at dette kun er et beskyttelseslag. Efter min opfattelse bør Microsoft Office-dokumenter aldrig blive betragtet som helt beskyttet, selv med et kodeord.
Tredjeparter har brudt Microsofts dokumentkryptering i årevis, nogle gange med det formål at tilbyde en tjeneste, der hjælper brugerne med at genoprette deres adgangskode, selvom Microsoft ikke tillader dem at. Denne bekvemmelighed kommer med en bestemt ulempe: hvilket betyder, at folk, der ikke nødvendigvis forsøger at hjælpe dig, også kunne knække disse kodekrypter.
Det kan dog stadig være en god idé at anvende adgangskodebeskyttelse, fordi indsatsen og bekostningen af at revne dine dokumenter kryptering sikkert kan afskrække disse slags uheldige hacks og tyverier. Det er en balance at tage forholdsregler, hvor du kan og forstå denne form for dokumentadgangskodebeskyttelse begrænsninger.
