At afgøre, hvilken EDMS-pakke der passer til det arbejde, du gør, er nøglen til at gennemføre dokumenthåndteringsprocedurer på dit kontor. Lad os se på de fem største pakker derude og veje deres fordele og ulemper, før du køber.
Vault Collaboration
Autodesk Vault Collaboration findes i to varianter: Vault for AEC og Vault for Manufacturing. Afhængigt af hvilken type arbejde du gør, vil en af disse helt sikkert give dig alle EDMS-værktøjerne, du skal bruge. Da Vault er et Autodesk-produkt, kan du være sikker på, at de er fuldt udviklet og tæt integreret med den relevante Autodesk-designsoftware. Hvert program har udvidet funktionalitet, hvis du bruger AutoCAD verticals som din primære designpakke. Det betyder ikke, at Vault er begrænset til at arbejde med disse programmer, det er det ikke. Vault integrerer også med MicroStation og hele Microsoft Office-produktlinjen, men dens sande styrke ligger i, hvor godt det binder til de forskellige Autodesk-designpakker.
Mit team arbejder inden for infrastrukturområdet, og Civil 3D er vores vigtigste designsoftware. Med det for øje skifter vi hele vores firma ud af Meridian og over til Vault AEC Collaboration på grund af de ekstra fordele, det giver os ved at dele data på tværs af filer, som ingen anden EDMS-software kan levere. Da Civil 3D opretter alle dens designoplysninger (justeringer, overflader osv.) Inden for en enkelt tegning, skal du manuelt oprette en datareference, der gør det muligt for brugerne at dele disse data på tværs af filer. Vault AEC har denne funktionalitet allerede indbygget: Når du lukker en fil inde i Civil 3D, går Vault ind og spørger, om du vil dele disse designoplysninger med hver anden tegning i Vault-projektet. Et klik på en knap, og hvad der engang var en forvirrende manuel proces, er gjort på en konsekvent og effektiv måde.
Der er snesevis af andre integrationer mellem Vault og AutoCAD produkter, som automatisk link til Sheet Set Manager, så du kan generere hele tegningssæt i et trin og få dine titleblokke og omslagsark opdateres automatisk, når du ændrer projektegenskaber og tilføjer eller sletter filer. Vault er en meget kraftfuld og brugerdefinerbar EDMS-pakke, og det bliver min højeste anbefaling for alle, der bruger Autodesk-produkter med jævne mellemrum.
Meridian Integration
Meridian Integration er en meget kraftfuld EDMS-pakke, der har nogle af de mest avancerede integrationsfunktioner, der er tilgængelige på markedet. Meridian arbejder med næsten enhver større softwarepakke, du har på dit system, og den har en højt udviklet grænseflade med alle de store CAD-systemer derude. Selvom det ikke fokuserer på en bestemt AEC-industri, har Meridian meget gode generiske kontroller til integration med din standard AutoCAD, MicroStation og andre drafting-pakker. For at gå videre end det, har Meridian efterladt åbent en programmerbar brugergrænseflade, som du kan bruge til at tilpasse programmet for at få adgang til stort set enhver funktion inden for disse CAD-systemer.
Denne skalerbarhed er en af Meridians styrker; Du kan virkelig tilpasse programmet til din egen workflow-proces med bare en lille smule programmering. Hvis du ikke har en programmør på personale, tilbyder de fleste forhandlere tilpasning til rimelige priser. Vi har brugt dette program på vores nuværende position i det bedre årti, og vi har formået at sammensætte nogle realtidsbesparende funktioner med minimal investering. Projektflytning, batchplotting, elektroniske signaturer og et halvt dusin andre tilpasninger har reddet os utallige tusindvis af betalbare timer.
Meridians evne til at spore ændringer i en fil, skabe sikkerhedskopier og revisioner med et enkelt klik, og at se og redline filer uden at skulle åbne den faktiske tegning er fantastiske værktøjer. Jeg vil advare dig om, at det er et komplekst system, og der er en bestemt læringskurve involveret i at få dine brugere til at trives med det. Meridian er meget autodesk Inventor-fokuseret, men det er så konfigurerbart, at det ikke er noget problem at tilpasse det til forskellige brancher. Når du arbejder med Inventor, gør det dog et fantastisk arbejde med at oprette delkataloger, sporing af komponentrevisioner og opbygning af visualiseringsfiler. Hvis Inventor er dit primære designprogram, er Meridian helt sikkert pakken for dig.
Adept
Adept fra Synergis Software er en fuldt udbygget Engineering Document Management Software, der har alle de standard kerneprocedurer, du sandsynligvis vil finde i ethvert avanceret EDMS-system. Det giver mulighed for fuld metadata konfiguration af brugerdefinerede felter, checke ind / ud af dokumenter af brugere, versionskontrol og revisionsspor for at holde styr på, hvem der gjorde hvad og hvornår, til alle dine filer.
Adept fokuserer stærkt på fremstillingsindustrien og integrerer med programmer som Inventor og SolidWorks, hvilket betyder at Adept har mulighed for at linke direkte til tegning af elementer som attributter og blokke navne til at generere dele og regninger af materialelister automatisk. Adept har også en integreret klient, der løber inde i enhver AutoCAD software til at give brugerne direkte adgang til projektfilstrukturerne uden at skulle forlade AutoCAD. På samme måde har Adept identisk integration i Bentleys MicroStation produktlinje.
Fordi det er så stærkt fokuseret på fremstilling, er Adepts integration med SolidWorks fra Dassault-systemer en af dens stærkeste komponenter. Brugere kan få adgang til dele og samlinger, køre statusforespørgsler på dem, endda søge gennem flere revisioner og automatisk opdatere komponenter i deres design gennem Adept-opgaveruden, som løber helt inde i SolidWorks.Gennem denne rude kan du gennemse til en hvilken som helst del eller samling og svæve over det med musen for at få værktøjstips, der viser den aktuelle status for hver del. Du kan også højreklikke på en fil i databasen for at åbne / redigere den uden at skulle forlade din åbne fil. Det er en stor tidsbesparende: Du kan ændre stykker af dit design på flugt og straks se de ændringer, der afspejles i dine overordnede planer uden at skulle behøver at lukke en fil.
Adept's eneste negative er også dets største positive: det er virkelig beregnet til fremstillingsindustrien. Hvis det er din verden, så kan Adept være den rigtige EDMS for dig. Hvis du arbejder primært i enhver anden AEC-industri, kan du måske undgå denne pakke og søge efter noget, der passer bedre til det du gør.
AutoEDMS
AutoEDMS fra ACS Software er en Engineering Document Management Software, der kan appellere til mindre virksomheder. AutoEDMS har standardindstillingerne for check-in / out, workflow, revision og title block linking, som du forventer at se i en EDMS-pakke, men udover det holder det tingene ret enkle. AutoEDMS har ikke de avancerede data og dele, der forbinder, som mange af sine konkurrenter har, og den bærer heller ikke avancerede tilpasnings- og integrationsværktøjer til de større programmer. Det er ikke nødvendigvis en dårlig ting. Nogle gange er en enklere grænseflade alt hvad du behøver, så hvorfor købe et program, der giver dig mere, end du nogensinde vil bruge?
AutoEDMS er mere et generisk dokumentstyringssystem, der muliggør grundlæggende kontrol af en central database til lagring og manipulation af dine filer i stedet for at fokusere på branchespecifikke designpakker. Det integreres med AutoCAD, MicroStation, SolidWorks og andre lignende produkter, men det giver ikke den fuldt udvidede dataforbindelse, som andre EDMS-pakker gør.
Hvis du ønsker at komme ind i en EDMS for første gang, kan det være et godt valg for dig. Den enklere grænseflade vil gøre din medarbejder komfortabel med de grundlæggende begreber i dokumenthåndtering uden at forvirre emnet med snesevis af avancerede funktioner, som du måske aldrig har brug for. Start med mindre software, som denne, og giv dig selv og dine medarbejdere tid til at blive behagelige i et EDMS-miljø, inden du flytter til en mere robust pakke, der er specialiseret i din branche.
Control Central
Indhold Central fra Ademero er mere en lige dokumenthåndteringspakke end et EDMS-system, men da det gør det muligt for dig at gemme og få adgang til enhver filtype ved hjælp af deres native program, har jeg besluttet at inkludere det her. Content Central er et udvidet filhåndteringssystem, som giver dig mulighed for at beholde alle filer i en defineret projektmappestruktur og tildele udvidet information til hver fil i den pågældende struktur. Det har standard ind-og ud-funktioner og har værktøjer til automatisk filnavngivning og indeksering.
I modsætning til de fleste andre EDMS-pakker har Control Central også funktionalitet indbygget til scanning af dokumenter og ved hjælp af auto genkendelsesfunktioner for at bestemme, hvad de er, og hvor de går inden for dit projekt. Det kan være en meget flot funktion til at håndtere fakturaer og kontrakter fra konsulenter og kunder. Dette program har også et meget flot system til overvågning af godkendelser og til deling / samarbejde om filer med andre brugere.
Fra et teknisk synspunkt er denne pakke noget begrænset. Den har ikke den integration, du måtte ønske med din designpakke, og den har ikke en simpel plug-in til at få adgang til databasen indefra anden software. Det meste af din filhåndtering er beregnet til at ske direkte via Control Central-klienten, som bare lancerer dine filer i det program, der oprettede dem, når du dobbeltklikker på dem. Denne software virker mere fokuseret på en generisk kontorstyringsmodel end en ingeniør, men den har gode funktioner, der kan vedtages for et lille til mellemstore AEC-firma.
