I betragtning af at e-mail er den primære form for kommunikation på de fleste kontorer, vælger vi ikke altid vores skriftlige ord så klogt som vi burde. Især når vi forsøger at komme gennem en pakket indbakke hurtigt eller besvare meddelelser mellem møder på vores telefoner, er det let at være irriterende, slibende eller bare uhøfligt uden at vide det. Med blot et par ord indtastet (eller udeladt) kan en hurtig e-mail gå fra en venlig besked til en total katastrofe.
Nå, det er tid til en e-mail-intervention. Her er et par af de mest almindelige tabber på arbejdspladsen, som vi ubevidst laver - og nogle quick-fix-strategier for at undgå dem i fremtiden.
1.
Har du nogensinde modtaget en e-mail med kun et emne? Så du var i telefonen - ring til mig, når du får en chance, eller hvor er din rapport om månedsskiftet? Ja - og du har sandsynligvis fundet det irriterende, irriterende eller begge dele. Husk, om du er associeret eller leder, e-mail og sms er ikke det samme - og det bliver de aldrig. Og en e-mail med et emne skrevet som en tekst vil altid sende den samme besked: Du er ikke min tid værd.
Quick Fix: Vi har alle vanvittige dage på kontoret, hvor du bare har brug for at røre base med en kollega eller direkte rapport uden at skrive en roman. Så gør det ikke. Brug et et- eller to-ord-emne som Møde eller måned-slut med en hurtig linje eller to i din meddelelse:
Denne tilgang er altid og for evigt værd at være de ekstra 15 sekunder af din tid.
2.
Når du har et vigtigt projekt eller en rapport, diskuterer du via e-mail, stave komplette ord i alle hovedstæder ( jeg har brug for din afmelding i slutningen af i dag ) og fremhævelse, fed skrift eller understregning af fulde sætninger kan komme på tale som at tale ned til dine kolleger.
Jeg arbejdede engang med en person, der ville sende mig e-mails med BEHOVSGODKENDELSE i rødt og alle kasketter i hele hendes meddelelser, eller med hele afsnit fremhævet i gult. Hun forsøgte at være informativ og kalde vigtige detaljer - men hendes tilgang kom som alt for slibende.
Hurtig rettelse: Brug fed eller kursiverede overskrifter eller kuglepunkter til at udråbe de vigtige projekter eller punkter, du laver - og hold formateringen til et par ord, ikke hele afsnit. Hvis du er bekymret for, at din læser muligvis kan scanne via en e-mail og gå glip af presserende ting, skal du sørge for, at du bruger et informativt e-mail-emne, f.eks. Projekter, der skal godkendes ved slutningen af dagen. Endelig skal du sørge for at holde dine e-mails hurtige og kortfattede, hvilket vil gøre det mere sandsynligt, at modtageren får al den nødvendige information.
3.
Når du e-mailer en kollega med et nyttigt tip eller en detalje, der blev overset i en tidligere meddelelse, skal du trykke på "svar alle" kan få venlige input eller råd til at komme som nedladende eller konkurrencedygtige, især når personens manager er cc'ed. (At kopiere nogens chef på e-mail med en korrektion er stort set det samme som at give hende konstruktiv kritik, mens hendes chef står lige der - det værdsættes af nøjagtigt ingen.)
Hurtig løsning: Hvis du har et forslag til afsenderen, skal du e-maile hende direkte, ideelt på en anden tråd, så der ikke er nogen risiko for, at du ved et uheld rammer "svar alle." Endnu bedre, tag telefonen op! Et hurtigt telefonopkald gør det nemt at rydde detaljerne - uden risiko for at fornærme nogen.
4.
Jeg ved, når du er skyndet dig tid og tager dig igennem din indbakke, kan det virke som et unødvendigt trin til at udskrive tak, dit navn , især når din e-mail-signatur er der. Nå, gør det alligevel. At afslutte en e-mail uden dit navn svarer til at gå væk fra en samtale uden at sige farvel. Det får dig til at se hastet og slurvet ud, og det er uhøfligt.
Hurtig rettelse: Føj tak og dit navn til din brandede signatur, og indstil den til automatisk at udfylde din e-mail, når du rammer send. Afmelding på en venlig, professionel måde gøres hver gang - uden at du behøver at gøre noget.
5.
Afsendelse af e-mails, som du ikke ønsker, at din manager skal se, kan sætte dig i et professionelt bind, hvis e-mailen videresendes. Og ja, det skal en selvfølge, men det sker stadig hele tiden. En af mine venner arbejdede med en kvinde, der klagede over hende i en e-mail-kæde, og gæt hvad hvad? Denne e-mail endte til sidst i hendes indbakke.
Husk også, at virksomhedens e-mail er virksomhedsejendom og betragtes som fair spil, hvis Human Resources beslutter, at de har brug for adgang til din konto. Et ærligt råd til en kollega, klager over dine medarbejdere eller detaljer om dine weekendplaner bør aldrig forlade din udbakke.
Quick Fix: Vær den fuldstændige professionelle, og læt som om din chef bliver ccc'ed på hver e-mail, du sender. Sådan er det.
