De fleste virksomheder er bekendt med, hvad der kan gøres i Microsoft Word og Excel, men forstå, hvad Microsoft Access kan gøre, er lidt sværere at forstå. Ideen om at oprette databaser og forsøge at opretholde dem virker som en unødvendig ressourceudnyttelse; For små virksomheder kan dette program imidlertid give flere forskellige fordele, især når det gælder styring af vækst og organisation. Det giver en meget mere robust måde for små virksomheder at spore data og projekter end Excel eller Word.
Adgang kan tage mere tid at lære end de mere almindeligt anvendte Microsoft-apps, men det har også den mest værditilvækste til sporing af projekter, budgetter og vækst. Alle de data, der er nødvendige for at køre en lille virksomhed til sammenligning og analyser, opretholdes i et enkelt program, hvilket gør det lettere at køre rapporter og diagrammer end i de fleste andre programmer. Microsoft tilbyder en række skabeloner til at forenkle læringsprocessen, og brugerne kan tilpasse skabelonerne, når de går. Forståelse af fundamentet for Microsoft Access kan hjælpe små virksomheder med at se sin fulde værdi i deres daglige drift.
Bonus: Hvis du allerede bruger et regneark, er det nemt at konvertere dit Excel-regneark til en Access-database.
Vedligeholdelse af kundeoplysninger
En Microsoft Access-database giver en virksomhed mulighed for at spore alle nødvendige oplysninger for hver kunde eller kunde, herunder adresser, ordreoplysninger, fakturaer og betalinger. Så længe databasen er gemt på et netværk, hvor alle medarbejdere kan få adgang til og opdatere det, kan oplysningerne forblive aktuelle. Fordi kundeoplysninger er kritiske for enhver lille virksomhed, kan databasen (og bør) sikres. Tilføjelse af formularer til databasen hjælper små virksomheder med at sikre, at medarbejderne indtaster data konsekvent.
Da brugerne bliver fortrolige med programmet, kan der udarbejdes mere detaljerede komponenter, som f.eks. Kortlægning til klientadresser. Dette gør det muligt for medarbejdere at bekræfte adresser til nye kunder eller planlægge ruter til leverancer. Det giver også virksomheder mulighed for at oprette fakturaer, sende e-mails og almindelig post, og spore, hvornår og hvordan fakturaer blev betalt. Opdatering og lagring af kundedata i Access er mere pålidelig end et regneark eller et Word-dokument og strømlinierer styring af disse oplysninger.
Sporing af finansielle data
Mange virksomheder køber software specifikt til sporing af økonomi, men for en lille virksomhed kan det være overkill; desuden har det tendens til at skabe ekstra arbejde. Ikke alene kan fakturaer oprettes og spores i en Access-database, men alle forretningsomkostninger og transaktioner kan også registreres. For virksomheder, der har den fulde Microsoft Office Suite, herunder Outlook og Access, kan betalingspåmindelser i Outlook være knyttet til databasen. Når påmindelsen popper op, kan brugerne foretage de nødvendige betalinger, indtaste dataene i Access, og lukk derefter påmindelsen.
Det kan være nødvendigt at købe mere sofistikeret software, da virksomheden vokser, og disse virksomheder har en fordel, hvis alle deres økonomiske data er gemt i Access. Mange andre programmer kan rumme data, der eksporteres fra Access, hvilket gør det nemmere at overføre oplysninger, når tiden kommer.
Markedsføring og salg
En af de mindst anvendte men mest kraftfulde måder at bruge Access på er at overvåge marketing- og salgsoplysninger. Med eksisterende klientoplysninger, der allerede er gemt i databasen, er det nemt at sende e-mails, flyers, kuponer og almindelig mail til dem, der måtte være interesseret i salg eller specialtilbud. Små virksomheder kan så spore, hvor mange af deres eksisterende kunder der reagerer på følgende marketingkampagner.
For nye kunder kan hele kampagner oprettes og overvåges fra et enkelt sted. Dette gør det lettere for medarbejderne at se, hvad der allerede er gennemført, hvad der skal tilbage, og hvilke opfølgninger der er nødvendige.
Sporing af produktion og opgørelse
I lighed med klientsporing er datasporing på lager, ressourcer og lager kritisk for enhver virksomhed. Adgang gør det nemt at indtaste data om forsendelser til varehus og at vide, hvornår det er på tide at bestille mere af et bestemt produkt. Dette er især kritisk for producenter, der har brug for en række forskellige ressourcer til at fuldføre et produkt, såsom flydele eller farmaceutiske ingredienser.
Selv servicevirksomheder skal opbevare inventar, og at have al den information på ét sted gør det lettere at se hvilken computer der er tildelt til hvilken medarbejder eller bestemme, hvornår kontorudstyr skal opgraderes. Uanset om der spores køretøjer, mobilenheder, serienumre, registreringsoplysninger, brugerlogfiler eller hardware levetider, kan små virksomheder spore deres hardware lettere i Access.
Ud over hardware skal virksomhederne kunne spore software. Fra registrering og antallet af computere, der må bruge softwaren til versionsinformation og bruger, skal virksomhederne hurtigt og præcist kunne trække oplysninger om deres nuværende konfigurationer.
Løbende rapporter og analyser
Måske er det mest kraftfulde aspekt af Access brugerens evne til at generere rapporter og diagrammer fra alle dataene. Evnen til at kompilere alt, der er gemt i de forskellige databaser, er, hvad der gør Microsoft Access til et kraftværk til små virksomheder. En bruger kan hurtigt generere en rapport, der sammenligner omkostningerne ved ressourcer mod nuværende prissætning. Opret et diagram, der illustrerer, hvor meget der er på lager til en kommende marketingkampagne eller udfør en analyse, der identificerer, hvilke kunder der står bag på betalinger.Med lidt ekstra viden om forespørgsler kan små virksomheder tage kontrol over, hvordan de ser data.
Endnu vigtigere, Microsoft Access kan knyttes til andre Microsoft-produkter. Små virksomheder kan gennemgå en rapport, slå op på klientdata og generere fakturaer i Word. En mailfusion kan oprette brev med almindelig post, mens brugeren samtidig genererer en email i Outlook. Data kan eksporteres til Excel for et mere grundigt kig på detaljer og sendes derfra til PowerPoint til en præsentation. Integration med alle de andre Microsoft-produkter er måske den bedste grund til at bruge Adgang til at centralisere alle virksomhedsoplysninger.
